145
0
Время чтения ≈ 9 минут
Как организовать удаленную работу

В условиях эпидемиологической угрозы работа на дому перестала быть временной мерой. Привычная профилактика в офисе — соблюдение социальной дистанции и обработка антисептиками — не дает полную гарантию безопасности.

Сегодня переход на удаленную работу из-за коронавируса — обыденность для миллионов людей по всему миру. Но все ли работодатели готовы наладить бизнес в новых условиях?

В этой статье расскажем, как правильно перевести сотрудников на дистанционную работу и сделать ее не менее эффективной, чем в офисе.

Зачем переходить на удаленку

По данным британского таблоида The Guardian, из-за пандемии COVID-19 к началу лета 2020 года более 30% населения планеты прошли через процедуры самоизоляции и карантина. Это поставило перед работодателями глобальную задачу — обеспечить функционирование своих предприятий в совершенно новом, дистанционном режиме.

Как организовать удаленную работу

По всему миру компании переводят сотрудников на удаленную работу. В процесс включились как небольшие компании, так и гиганты, вроде Amazon, Facebook, Microsoft и Google. Согласно опросу, который провел крупнейший рекрутинговый онлайн-сервис HeadHunter, за прошедшие несколько месяцев около 80% офисных работников в России частично или полностью трудились удаленно.

Для проактивных руководителей, организовать удаленную работу коллектива, значит обеспечить условия для выживания предприятия в тяжелой социально-экономической ситуации. Чтобы перевод офиса на дистанционный режим не превратил успешное предприятие в убыточное, процесс должен проходить по хорошо продуманному плану.

Работа из дома ≠ фриланс

Не стоит путать дистанционную работу из дома и фриланс. Работник на удаленном режиме отличается от «офисного» только отсутствием привязки к рабочему месту на территории работодателя. Это все тот же штатный сотрудник, который трудится по расписанию, выполняет обязанности в полном объеме и регулярно отчитывается.

Фрилансер же имеет лишь формальные обязательства перед заказчиком. Может долго не выходить на связь, срывать дедлайны или вообще отказываться от работы в самое неподходящее время.

Можно ли работать без офиса

Для людей, привыкших к офису, перевод на удаленный режим работы может показаться просто невозможным. Однако, практика тысяч компаний показывает, что это просто дело техники.

Конечно, дистанционный режим подходит далеко не всем специальностям. Например, продавец-консультант в розничной торговле или водитель вряд ли смогут им воспользоваться. Зато, для программистов, дизайнеров, бухгалтеров, копирайтеров и других офисных работников, для кого привычно постоянно работать на компьютере или ноутбуке, переход на удаленку не вызовет особых проблем.

Как организовать удаленную работу

Главное в организации «удаленного офиса» — наладить руководителю коммуникацию с командой. От устойчивости этого канала связи зависит, насколько продуктивна будет сама трудовая деятельность. Как и с помощью каких инструментов сделать это расскажем ниже.

Как организовать удаленную работу сотрудников

Переход штатного сотрудника на дистанционный режим — комплексное мероприятие. Оно включает в себя как технические и юридические, так и организационные аспекты.

Одна из самых важных задач в процессе перехода – обеспечить сотрудников удаленным  доступом к рабочему компьютеру. Физически переносить «на дом» всю информацию неудобно и не всегда возможно по соображениям безопасности и конфиденциальности. Да и не у каждого сотрудника найдется личный компьютер подходящей мощности.

Гораздо логичнее – дать работникам удаленный доступ к мощной офисной машине с полным набором необходимых программ. Чтобы организовать удаленное рабочее место, нужно правильно настроить компьютер сотрудника и оборудование на «корпоративной» стороне. Так можно полноценно работать с любого устройства — даже простого планшета, старого ноутбука или «тонкого клиента».

Как организовать удаленную работу

Пошаговый алгоритм

  1. Сформировать перечень сотрудников. При всем желании, далеко не все предприятия могут выполнить полный перевод сотрудников на удаленку. Кто-то должен поддерживать жизнеспособность инфраструктуры, следить за порядком в оставленных на время помещениях. Поэтому начать нужно с составления списка тех, кто теперь будет работать из дома.
  2. Определить порядок перевода. Большим и средним компаниям трудно переехать на дом всем офисом одновременно. Гораздо разумнее разделить процесс на части. Например, сперва отправить на удаленку наименее нагруженных срочными заданиями в данный момент. Такой подход поможет выявить слабые места работы в новом режиме и устранить их уже на начальном этапе.
  3. Оформить все юридически. Внести изменения в существующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему.
  4. Подготовить удаленное рабочее место. Организовать удаленный доступ к компьютеру для сотрудников можно двумя основными способами.

Вариант №1 — на собственной технической базе

Как организовать удаленную работу

В этом случае задачу лучше разбить на более мелкие составляющие.

  • Для начала надо убедиться, что хватит мощностей — протестировать серверы компании и корпоративный VPN (при наличии) на способность справляться с возросшей нагрузкой.
  • Если необходимо, нужно произвести масштабирование имеющихся компьютерных ресурсов — объема оперативной памяти и жестких дисков, увеличить пропускную способность сети.
  • Для каждого работника организовать удаленный доступ к серверу через протокол RDP и испытать его в тестовом режиме.
  • Опросить сотрудников о наличии рабочей техники. Обеспечить их компьютерами, ноутбуками, камерами, гарнитурами, средствами связи и другим необходимым для работы оборудованием.
  • Проверить, что каждое удаленное рабочее место обеспечено стабильным интернетом и мобильной связью. Настроить необходимые программы для удаленной работы и протестировать их работу.

Вариант №2 — заказать услугу «все-в-одном»

Как организовать удаленную работу

Более простой способ — получить готовый виртуальный офис на базе сервиса удаленных рабочих столов. В роли физических компьютеров тут выступает сеть виртуальных машин. В облаке развернут весь необходимый софт (пакет офисных программ, 1С Бухгалтерия и т.д.), хранятся все данные и происходит совместная работа над проектами и задачами.

Удаленные рабочие столы доступны круглосуточно и не зависят от внешних факторов. Подключиться к удаленному рабочему месту можно с устройств на базе любой операционной системы — Windows, macOS, Android или iOS.

Эта услуга работает по принципу «под ключ». Провайдер берет на себя все материальные и технические задачи — от покупки и настройки серверов до обеспечения стабильного функционирования всей системы. Заказчику остается только выдать своим работникам доступы к удаленным рабочим местам.

Аренда удаленных рабочих столов от Deskon — это надежное IT-решение для ведения бизнеса в условиях новой экономики. Подготовка одного рабочего места происходит всего за 10 минут! Доступ к удаленному компьютеру можно получить — в любое время, из любого места, с любого устройства. Гарантия защиты данных и конфиденциальности.

  1. Договориться о порядке взаимодействия в удаленном режиме. Это основной этап подготовки, поэтому его тоже лучше разбить на подзадачи. Важно убедиться, что каждый сотрудник понимает алгоритм работы в новом режиме и может по нему действовать.
  • Составить временной график для компании в целом, а также для каждого отдела/сотрудника (если есть необходимость). Важно не только установить рамки начала и конца рабочего дня, но и отслеживать, что сотрудники его придерживаются в отвлекающей домашней обстановке. Для управления текущими проектами, ведения задач и отчетности по ним рекомендуется использовать CRM-систему.
  • Выбрать онлайн-платформу для создания корпоративного чата. Контактную информацию каждому его участнику желательно заполнять подробно, включая ФИО, реальное фото, должность, электронную почту и телефон. Это поможет быстрее ориентироваться в общении и искать информацию для связи через другие каналы.
  • Договориться о времени проведения ежедневных видеоконференций и еженедельных планерок.
  • Определиться с онлайн-платформами для ведения проектов. Если это новое веб-приложение, нужно провести обучение и проверить готовность сотрудников к работе с ним.
  • Обозначить частоту отчетности. Работа дома осложнена многими факторами — от повышенной фрустрации до внешних раздражителей, поэтому контролировать рекомендуется не процесс, а результат работы.
  1. Каждому удаленному сотруднику необходимо организовать свое рабочее место. Желательно, чтобы это было отдельное помещение с удобной офисной мебелью. Важный момент — договориться с домашними о «режиме тишины» во время рабочего процесса.
  1. Руководитель должен убедиться, что сотрудник обеспечен всем необходимым для продуктивной деятельности — от расходных материалов до техники — и готов приступить к своим обязанностям.
  2. Объявить о переходе на дистанционный режим работы. Сделать это лучше заранее — на общем собрании или в корпоративном чате. Так у сотрудников будет время обдумать ситуацию в деталях, задать интересующие вопросы и решить текущие проблемы.

Вместо заключения

Алгоритм перехода на удаленку

Работа коллектива «на дому» во многом зависит от предварительной подготовки и учета возможных сложностей. Руководители, сумевшие организовать процесс правильно, получают слаженную команду, которая не зависит больше от офиса и может эффективно взаимодействовать в новом качестве.

Важно помнить, что перевод на удаленный режим может осуществляться только с обоюдного согласия работника и работодателя. Если подобное решение устраивает обе стороны, самое время заняться практической реализацией. В этом помогут рекомендации, приведенные в данной статье.

Оцените материал:
[Всего голосов: 2    Средний: 5/5]

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о

Начни экономить на хостинге сейчас — 14 дней бесплатно!