Перевод на дистанционную работу

В условиях эпидемиологической угрозы работа на дому перестала быть временной мерой. Привычная профилактика в офисе — соблюдение социальной дистанции и обработка антисептиками — не дает полную гарантию безопасности.

Сегодня переход на удаленную работу из-за коронавируса — обыденность для миллионов людей по всему миру. Но все ли работодатели готовы наладить бизнес в новых условиях?

В этой статье расскажем, как правильно перевести сотрудников на дистанционную работу и сделать ее не менее эффективной, чем в офисе.

Зачем переходить на удаленку

По данным британского таблоида The Guardian, из-за пандемии COVID-19 к началу лета 2020 года более 30% населения планеты прошли через процедуры самоизоляции и карантина. Это поставило перед работодателями глобальную задачу — обеспечить функционирование своих предприятий в совершенно новом, дистанционном режиме.

По всему миру компании переводят сотрудников на удаленную работу. В процесс включились как небольшие компании, так и гиганты, вроде Amazon, Facebook, Microsoft и Google. Согласно опросу, который провел крупнейший рекрутинговый онлайн-сервис HeadHunter, за прошедшие несколько месяцев около 80% офисных работников в России частично или полностью трудились удаленно.

Для проактивных руководителей, организовать удаленную работу коллектива, значит обеспечить условия для выживания предприятия в тяжелой социально-экономической ситуации. Чтобы перевод на дистанционную работу не превратил успешное предприятие в убыточное, процесс должен проходить по хорошо продуманному плану.

Работа из дома ≠ фриланс

Не стоит путать дистанционную работу из дома и фриланс. Работник на удаленном режиме отличается от «офисного» только отсутствием привязки к рабочему месту на территории работодателя. Это все тот же штатный сотрудник, который трудится по расписанию, выполняет обязанности в полном объеме и регулярно отчитывается.

Фрилансер же имеет лишь формальные обязательства перед заказчиком. Может долго не выходить на связь, срывать дедлайны или вообще отказываться от работы в самое неподходящее время.

Можно ли работать без офиса

Для людей, привыкших к офису, перевод на удаленную работу может показаться просто невозможным. Однако, практика тысяч компаний показывает, что это просто дело техники.

Конечно, дистанционный режим подходит далеко не всем специальностям. Например, продавец-консультант в розничной торговле или водитель вряд ли смогут им воспользоваться. Зато, для программистов, дизайнеров, бухгалтеров, копирайтеров и других офисных работников, для кого привычно постоянно работать на компьютере или ноутбуке, переход на удаленку не вызовет особых проблем.

Главное в организации «удаленного офиса» — наладить руководителю коммуникацию с командой. От устойчивости этого канала связи зависит, насколько продуктивна будет сама трудовая деятельность. Как и с помощью каких инструментов сделать это расскажем ниже.

Как организовать удаленную работу сотрудников

Переход штатного сотрудника на дистанционный режим — комплексное мероприятие. Оно включает в себя как технические и юридические, так и организационные аспекты.

Одна из самых важных задач в процессе перехода – обеспечить сотрудников удаленным  доступом к рабочему компьютеру. Физически переносить «на дом» всю информацию неудобно и не всегда возможно по соображениям безопасности и конфиденциальности. Да и не у каждого сотрудника найдется личный компьютер подходящей мощности.

Гораздо логичнее – дать работникам удаленный доступ к мощной офисной машине с полным набором необходимых программ. Чтобы организовать удаленное рабочее место, нужно правильно настроить компьютер сотрудника и оборудование на «корпоративной» стороне. Так можно полноценно работать с любого устройства — даже простого планшета, старого ноутбука или «тонкого клиента».

Пошаговый алгоритм

1. Сформировать перечень сотрудников. При всем желании, далеко не все предприятия могут выполнить полный перевод сотрудников на удаленку. Кто-то должен поддерживать жизнеспособность инфраструктуры, следить за порядком в оставленных на время помещениях. Поэтому начать нужно с составления списка тех, кто теперь будет работать из дома.
2. Определить порядок перевода. Большим и средним компаниям трудно переехать на дом всем офисом одновременно. Гораздо разумнее разделить процесс на части. Например, сперва отправить на удаленку наименее нагруженных срочными заданиями в данный момент. Такой подход поможет выявить слабые места работы в новом режиме и устранить их уже на начальном этапе.
3. Оформить все юридически. Внести изменения в существующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему.
4. Подготовить удаленное рабочее место. Организовать удаленный доступ к компьютеру для сотрудников можно двумя основными способами.

Вариант №1 — на собственной технической базе

В этом случае задачу лучше разбить на более мелкие составляющие.

• Для начала надо убедиться, что хватит мощностей — протестировать серверы компании и корпоративный VPN (при наличии) на способность справляться с возросшей нагрузкой.
• Если необходимо, нужно произвести масштабирование имеющихся компьютерных ресурсов — объема оперативной памяти и жестких дисков, увеличить пропускную способность сети.
• Для каждого работника организовать удаленный доступ к серверу через протокол RDP и испытать его в тестовом режиме.
• Опросить сотрудников о наличии рабочей техники. Обеспечить их компьютерами, ноутбуками, камерами, гарнитурами, средствами связи и другим необходимым для работы оборудованием.
• Проверить, что каждое удаленное рабочее место обеспечено стабильным интернетом и мобильной связью. Настроить необходимые программы для удаленной работы и протестировать их работу.

Вариант №2 — заказать услугу «все-в-одном»

Более простой способ — получить готовый виртуальный офис на базе сервиса удаленных рабочих столов. В роли физических компьютеров тут выступает сеть виртуальных машин. В облаке развернут весь необходимый софт (пакет офисных программ, 1С Бухгалтерия и т.д.), хранятся все данные и происходит совместная работа над проектами и задачами.

Удаленные рабочие столы доступны круглосуточно и не зависят от внешних факторов. Подключиться к удаленному рабочему месту можно с устройств на базе любой операционной системы — Windows, macOS, Android или iOS.

Эта услуга работает по принципу «под ключ». Провайдер берет на себя все материальные и технические задачи — от покупки и настройки серверов до обеспечения стабильного функционирования всей системы. Заказчику остается только выдать своим работникам доступы к удаленным рабочим местам.

Аренда удаленного рабочего стола — это надежное IT-решение для ведения бизнеса в условиях новой экономики. Подготовка одного рабочего места происходит всего за 10 минут! Доступ к удаленному компьютеру можно получить — в любое время, из любого места, с любого устройства. Гарантия защиты данных и конфиденциальности.

5. Договориться о порядке взаимодействия в удаленном режиме. Это основной этап подготовки, поэтому его тоже лучше разбить на подзадачи. Важно убедиться, что каждый сотрудник понимает алгоритм работы в новом режиме и может по нему действовать.

• Составить временной график для компании в целом, а также для каждого отдела/сотрудника (если есть необходимость). Важно не только установить рамки начала и конца рабочего дня, но и отслеживать, что сотрудники его придерживаются в отвлекающей домашней обстановке. Для управления текущими проектами, ведения задач и отчетности по ним рекомендуется использовать CRM-систему.
• Выбрать онлайн-платформу для создания корпоративного чата. Контактную информацию каждому его участнику желательно заполнять подробно, включая ФИО, реальное фото, должность, электронную почту и телефон. Это поможет быстрее ориентироваться в общении и искать информацию для связи через другие каналы.
• Договориться о времени проведения ежедневных видеоконференций и еженедельных планерок.
• Определиться с онлайн-платформами для ведения проектов. Если это новое веб-приложение, нужно провести обучение и проверить готовность сотрудников к работе с ним.
• Обозначить частоту отчетности. Работа дома осложнена многими факторами — от повышенной фрустрации до внешних раздражителей, поэтому контролировать рекомендуется не процесс, а результат работы.

6. Каждому удаленному сотруднику необходимо организовать свое рабочее место. Желательно, чтобы это было отдельное помещение с удобной офисной мебелью. Важный момент — договориться с домашними о «режиме тишины» во время рабочего процесса.

7. Руководитель должен убедиться, что сотрудник обеспечен всем необходимым для продуктивной деятельности — от расходных материалов до техники — и готов приступить к своим обязанностям.
8. Объявить о переходе на дистанционный режим работы. Сделать это лучше заранее — на общем собрании или в корпоративном чате. Так у сотрудников будет время обдумать ситуацию в деталях, задать интересующие вопросы и решить текущие проблемы.

Вместо заключения

Работа коллектива «на дому» во многом зависит от предварительной подготовки и учета возможных сложностей. Руководители, сумевшие организовать процесс правильно, получают слаженную команду, которая не зависит больше от офиса и может эффективно взаимодействовать в новом качестве.

Важно помнить, что перевод на удаленный режим может осуществляться только с обоюдного согласия работника и работодателя. Если подобное решение устраивает обе стороны, самое время заняться практической реализацией. В этом помогут рекомендации, приведенные в данной статье.